Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen

Achtung: Betriebsprüfer verlangen zunehmend Verfahrensdokumentation nach GoBD

Die Praxis verdeutlicht es derzeit immer wieder, Betriebsprüfer fordern bei der Durchführung von Betriebsprüfungen eine ordnungsmäßige Buchführung und die Dokumentation in Form einer Verfahrensdokumentation. Das führt in vielen Fällen bei den betroffenen Unternehmern zum Erstaunen. Daraus resultierende Schätzungen sind ärgerlich und teuer. Der Prüfer kann bei Nichtvorlage und dem Verdacht einer nicht ordnungsmäßigen Buchführung Schätzungen vornehmen. Sie sollten sich also wappnen, um keine Konsequenzen fürchten zu müssen.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation stellt Unternehmerinnen und Unternehmer vor allem im Mittelstand, Handwerk und Einzelhandel vor große Herausforderungen. Natürlich erlebt man Tag für Tag den Ablauf im Unternehmen, man kennt die Prozesse genau und doch fällt es einem schwer, genau das aufzuschreiben. Denn genau das ist eine Verfahrensdokumentation: die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses.

Die Verfahrensdokumentation ist also erforderlich, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen.

Inhalt einer Verfahrensdokumentation

Eine konkrete Definition der Inhalte einer Verfahrensdokumentation wird auch in den GoBD nicht gegeben. Es existiert lediglich der Hinweis, dass eine Verfahrens-dokumentation in der Regel aus einer

• allgemeinen Beschreibung,
• einer Anwenderdokumentation,
• einer technischen Systemdokumentation und
• einer Betriebsdokumentation

besteht .

Grundsätzlich gilt aber, dass es keine detaillierten Vorgaben gibt. Die Finanzverwaltung veröffentlicht zwar entsprechende Vorstellungen über den Aufbau und Inhalt, diese haben aber aufgrund weniger gerichtlicher Entscheidungen über die Standhaftigkeit von einzelnen Verfahrensdokumentationen einen bestimmten Ermessensspielraum.

Vorgehensweise bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation

1. Teil der Verfahrensdokumentation: Die Beschreibung des Unternehmens

   Zunächst ist eine kleine Präambel sinnvoll, um die Ernsthaftigkeit des Dokuments hervorzuheben. Darüber hinaus geben Sie im ersten Teil einen Überblick über Ihr Unternehmen. Zu den entsprechenden Rahmendaten gehören zum Beispiel:

   • Stammdaten
   • Art der Unternehmung
   • Bereiche und Segmente

   In diesem ersten Teil sollten also betroffene Organisationseinheiten beschrieben werden sowie deren Grad der Digitalisierung und Automatisierung.

2. Teil der Verfahrensdokumentation: Beschreibung der Organisation Die Organisationsbeschreibung sollte in zwei Bereichen erfolgen. Zum einen ist eine Aufbauorganisationsbeschreibung erforderlich. Als hilfreichstes Darstellungsmittel hat sich das Organigramm etabliert. Auf das kann im weiteren Beschreibungsverlauf immer wieder eingegangen werden, vor allem, wenn es um Zuständigkeiten geht.

   Zum anderen sind auch Abläufe im Unternehmen und deren Organisation zu beschreiben. An dieser Stelle geht es vor allem um die Erstellung, Erfassung, Prüfung, Digitalisierung, Ablage, Archivierung und Vernichtung. Auch die Dokumentation entsprechender Kontrollmechanismen ist zu berücksichtigen und regelt entsprechende Verantwortlichkeiten. Die Kernbereiche, welche bei einer Verfahrensdokumentation vor allem eine Rolle spielen, sind neben dem Hauptsystem die sogenannten Vor- und Nebensysteme: Fakturierungssystem, Warenwirtschaftssystem, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Digitalisierung und Archivierung, Kassensysteme usw. Alle Systeme, in dem steuerrelevante Daten generiert werden.

3. Teil der Verfahrensdokumentation: Die technische Umsetzung der Prozesse In der Beschreibung von der technischen Umsetzung von Prozessen geht es um Hard- und Softwarekomponenten. Handbücher und Dokumentationen von eingesetzten Standardlösungen werden ebenfalls zum Bestandteil der Dokumentation. Ebenfalls sollte hier auf Revisionsmöglichkeiten und Dokumentation eingegangen werden. Beschreibungen der IT-Sicherheit und entsprechende Maßnahmen sind zu ergänzen.

4. Teil der Verfahrensdokumentation: Die Betriebsdokumentation In der Betriebsdokumentation sind bestimmte Informationen, Anweisungen und Dokumentationen beschrieben. Dazu gehören vor allem: Anzahl Mitarbeiter, Kennzahlen aus dem Umfeld und weitere Informationen zum Betrieb. An dieser Stelle kann auch – wenn kein separater Punkt dafür vorgesehen ist, auf die Qualifikation der Mitarbeiter eingegangen werden.

5. Teil der Verfahrensdokumentation: Beschreibung von Prozessen Hier geht es wirklich ins Detail. Einzelne Schritte im Gesamtprozess müssen detailliert beschrieben werden. Wir arbeiten an dieser Stelle gerne mit Prozessdiagrammen und gehen im Anschluss auf einzelne Prozessschritte ein. Um mal eine ungefähre Vorstellung davon zu gewinnen, in welche Teilschritte ein Standardprozess gegliedert werden kann, werden wir auf das Beispiel des Rechnungseingangs eingehen. Der Prozess gliedert sich in vier Arbeitsschritte. Die Rechnung geht ein, wird erfasst, es erfolgt eine Prüfung und Freigabe sowie die daraus resultierende Buchung. Auf diese Schritte müsste dann im Detail eingegangen werden, um folgende Fragen zu beantworten: Wer ist zuständig? Welche Hard- und Software wird für diesen Prozess verwendet? Wird gescannt? Erfolgt eine Kopplung mit der Bestellung? Wie können Korrekturen vorgenommen werden?

6. Teil der Verfahrensdokumentation: Das interne Kontrollsystem (IKS) Hier müssen Sie verdeutlichen, wie Sie die Richtigkeit und Konsistenz Ihrer Prozesse sicherstellen. Dabei sind regelmäßige Überprüfungen von Abläufen notwendig.

Die einfache Form eine Verfahrensdokumentation zu erstellen

Sie sehen, dass die Einarbeitung in dieses Thema sehr umfangreich ist. Bis man die relevanten Prozesse erkannt und analysiert hat, können Stunden vergehen. Wir kennen es selbst, im unternehmerischen Alltag bleibt wenig Zeit für zeitraubende Aufgaben. Vor allem Aufgaben, die lediglich als Vorbereitungsmaßnahme für Betriebsprüfungen zu verstehen sind.

Aus diesem Grund haben Sie die Möglichkeit auf unsere Erfahrung im Bereich der Verfahrensdokumentationen zu vertrauen. Anhand unseres ausgeklügelten Systems, welches wir praktisch immer wieder erproben, machen wir es unseren Kunden leicht. Lassen Sie uns einfach unverbindlich ins Gespräch kommen. Sollten Sie weitere Informationen benötigen, schicken Sie gerne eine Mail an mail@farkon.de.