Die 8 häufigsten Fragen rund um das Thema Verfahrensdokumentation und GoBD

Verfahrensdokumentation nach GoBD sind für Geschäftsführer vor allem im Bereich Finanzen bzw. steuerrelevanten Vorgängen im Unternehmen ein Thema, welches mit großer Unsicherheit behaftet ist. Mein Name ist Bernhard Farwick. Ich bin Berater rund um die GoBD konforme Buchführung und zudem Dienstleister zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen. Im Rahmen meiner Tätigkeit stellen mir Kunden häufig sehr ähnliche Fragen. Aus diesem Grund habe ich im Folgenden die häufigsten Fragen zusammengestellt und beantwortet. Möchten Sie weitere Informationen erhalten, dann kontaktieren Sie mich gerne.

1. Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Seit Inkrafttreten der neuen Regelungen zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gehört eine Verfahrensdokumentation zum GoBD konformen Führen der Bücher dazu. Die Dokumentation von Verfahren ist zentraler Bestandteil der GoBD konformen Buchführung. Alle buchführungspflichtigen Kaufleute sind verpflichtet, GoBD konform zu agieren. Nach dem Steuerrecht gehören alle gewerblich tätigen Gesellschaften oder Personen dazu sowie Steuerpflichtige, welche eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vornehmen oder freiwillig Bücher führen.

2. Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

Dreh- und Angelpunkt des Nachweises der GoBD Konformität ist das Erstellen einer Verfahrensdokumentation. Diese geht auf alle Verfahren im Zusammenhang mit Datenverarbeitungssystemen ein. Inhaltlich muss eine Verfahrensdokumentation auf sachlogische und programmtechnische Lösungen eingehen. Auch Arbeitsanweisungen müssen genau dokumentiert sein. Der Nachweis eines implementierten internen Kontrollsystems ist ebenfalls zentraler Bestandteil. Bezuggenommen wird darüber hinaus auf die Datenintegrität und Datennutzung. Jeder Bereich gliedert sich darüber hinaus in die Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und die Betriebsdokumentation.

3. Was ist ein internes Kontrollsystem (IKS) im Rahmen der GoBD?

Ein internes Kontrollsystem wird im Rahmen der GoBD zur Überwachung von Geschäftsprozessen gefordert. Dieses überprüft, ob Vorgänge rechtskonform ablaufen. Im sechsten Punkt der GoBD mit der Überschrift „Internes Kontrollsystem“ wird die Notwendigkeit legitimiert. Es ist zwingend notwendig, um Ordnungsvorschriften nach der Abgabenordnung einzuhalten. Wichtige Bestandteile des internen Kontrollsystems sind:

• Berechtigungskontrollen
• Erfassungskontrollen
• Plausibilitätsprüfungen
• Funktionstrennungen
• Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
• Schutzmaßnahmen gegen Verfälschungen
• Verarbeitungskontrollen

Dabei ist jedoch zu differenzieren, dass sich die Anforderungen an ein Internes Kontrollsystem je nach Unternehmensgröße unterscheiden. Bei kleinen und mittleren Unternehmen ist eine strikte Trennung von Funktionen unvermeidlich.

Das interne Kontrollsystem ist dabei ebenfalls Bestandteil der Verfahrensdokumentation, welche nach GoBD vorgeschrieben ist. Zielsetzung ist dabei, Geschäftsprozesse transparent zu gestalten und somit verständlich für Finanzbehörden zu machen. Auch eingesetzte Softwarelösungen zur Datenverarbeitung werden somit auf die Konsistenz und Zuverlässigkeit untersucht.

4. Was für Konsequenzen hat das Nichteinhalten der GoBD im Detail?

Wird ein formeller Mangel bei der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit festgestellt, sind Hinzuschätzungen in Höhe von 5% - 10% des Umsatzes zu erwarten. Hinzuschätzungen heißt konkret, dass auf Ihre Besteuerungsgrundlage (Gewinn) zusätzlich ein Anteil vom Umsatz hinzugeschätzt wird. Schlussendlich erhöht sich dadurch die Steuerlast. Sollten deutliche Mängel bei der Einhaltung der GoBD festgestellt werden, so kann im schlimmsten Fall die komplette Nichtanerkennung der Buchhaltung resultieren. Finanzämter und Prüfungsbehörden haben diese zusätzliche „Einnahmequelle“ erkannt und legen zunehmend Prüfungsschwerpunkte.

5. Wie viel Zeit bleibt mir als Unternehmer?

Die neuen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sind nun seit 2015 in Kraft. Finanzbehörden haben die Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit bereits als Schwerpunkt festgelegt. Die ersten Unternehmen wurden mit Prüfungsanordnung bereits aufgefordert, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen. Es ist dringend notwendig, dieses Thema zeitnah zu fokussieren.

Besondere Vorsicht ist für bargeldintensive Betriebe geboten. Seit Januar 2018 sind Finanzbeamte dazu berechtigt, eine sogenannte Kassennachschau durchzuführen. Diese erfolgt ohne Anmeldung. Prüfungsfokus ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Die Vorlage einer Verfahrensdokumentation ist häufiger Prüfungsbestandteil.

6. Was ist der Unterschied zwischen GoB und GoBD?

Vor dem Inkrafttreten der GoBD existierten die GoB. Das sind die sogenannten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Diese definieren allgemeine Anforderungen an die Buchführung. Die Bücher müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordentlich und unveränderbar sein. Durch die Digitalisierung sind Prozesse für Mitarbeiter zunehmend einfacher geworden. Komplexe IT-Systeme und deren Regelungen werden in den GoBD definiert. Diese gelten als allgemeine Regelungen für digitale Buchführung. Besonderen Fokus legen die GoBD auf die Datensicherheit, Prozesssicherheit, vielfältige Pflichtangaben und die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

7. Wie lange dauert die Erstellung einer Verfahrensdokumentation?

Die Erstellung ist aufwendig. Vor allem die Einarbeitung in das Thema und die umfassende inhaltliche Betrachtung macht es für Unternehmer nahezu unmöglich, eine solche Dokumentation neben dem Tagesgeschäft durchzuführen. Immer wieder hinzukommende neue Regelungen erschweren die Erstellung zunehmend. Mit intensiver Beschäftigung und je nach Anzahl der zu dokumentierenden Prozesse sind 4 – 8 Wochen keine Seltenheit.

8. Wann ist es sinnvoll, eine Verfahrensdokumentation erstellen zu lassen?

Besonders kleine und mittlere Unternehmen sehen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation als zu aufwendig. Meistens fehlen die Ressourcen, um eine umfangreiche und vor allem vollständige Verfahrensdokumentation nach GoBD zu erstellen. Nach der Durchsicht einiger Musterverfahrensdokumentationen im Internet wachsen die Fragestellungen zunehmend.

Wachsendes Interesse der Finanzämter bei der Betriebsprüfung und die erwartete Hinzuschätzung in Höhe von 5% bis 10% des Umsatzes bei erkannten Verstößen verpflichten Unternehmer zum Handeln. Die Zeit drängt aufgrund des Inkrafttretens im Jahr 2015. Ein Nichtvorhandensein kann somit teuer werden. Eine unmittelbare Erstellung nach Anforderung ist ausgeschlossen, da der Umfang häufig 40 – 60 Seiten beträgt.

Fazit

Sie erkennen die hohe Komplexität dieses Themenbereichs. Es kann sehr erschreckend und aufwendig wirken. Dennoch ist es höchste Zeit, sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation zu beschäftigen. Wir befinden uns zur Zeit in der Phase, in der vor allem kleine und mittlere Unternehmen noch keinen Nachweis der GoBD Konformität liefern können. Das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation und eines internen Kontrollsystems kann also eine Signalwirkung für den Betriebsprüfer sein. Sie riskieren keine Hinzuschätzungen und Nachzahlungen.

Farkon ist Ihr kompetenter und spezialisierter Partner rund um das Thema Verfahrensdokumentation und GoBD konforme Buchführung. Bei Unsicherheiten und aufkommenden Fragen, sprechen Sie uns gerne an und kommen Sie ins Gespräch mit uns.