Verfahrensdokumentationen sind nach GoBD verpflichtend

Kein Kann, sondern ein Muss

Verfahrensdokumentation betrifft jedes steuerpflichtige Unternehmen. Auch Einzelunternehmen, die nicht der Bilanzierungspflicht unterliegen, sondern Einnahmen-Überschuss-Rechner sind, sind von der neuen GoBD betroffen.

Legitimation von Verfahrensdokumentationen

In dem Schreiben des BMF vom 14.11.2014 heißt es in Rz 151 „Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht, muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“

Die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung

Mit Inkrafttreten Anfang 2015 steigt mit Abgabe der Abschlüsse Ende 2018 für 2017 die Wahrscheinlichkeit, dass bei einer anstehenden Betriebsprüfung der Betriebsprüfer eine derartige Verfahrensdokumentation berechtigt fordern kann. Diese Pflicht sollte man sich bzw. seinem Unternehmen zu Nutze machen und die Vorteile in einer Verfahrensdokumentation sehen. Man beleuchtet die eigenen Prozesse, kann diese vielleicht verbessern und effizienter gestalten, außerdem auf Konformität prüfen und gegebenenfalls anpassen. Prozesse werden dokumentiert und können beispielsweise von neuen Mitarbeitern unproblematisch umgesetzt und angewendet werden. Nur wenn man sich mit den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit auseinandersetzt, lassen sich Defizite erkennen und beseitigen, um mit einem besseren Gefühl in die nächste Betriebsprüfung zu gehen.