Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Verfahrensdokumentation - was ist das?

Eine Verfahrensdokumentation ist die Abbildung aller Prozesse in einem Unternehmen. Dabei umfasst eine Verfahrensdokumentation alle Prozesse im Zusammenhang mit steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Eine Verfahrensdokumentation dient dem Nachweis, dass Anforderungen aus dem Handelsrecht und den GoBD erfüllt sind.

Warum braucht man eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Mit Inkrafttreten der neuen GoBD Anfang 2015 wird von jedem steuerpflichtigen Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation gefordert. Diese kann bei Betriebsprüfungen vom Prüfer schon mit der Prüfungsanordnung im Vorfeld verlangt werden. Für Unternehmer bedeutet das, sich zunehmend mit den Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation nach GoBD zu beschäftigen.

Was sind die GoBD?

Hinter der Abkürzung GoBD stecken die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD definiert die Anforderungen der Finanzverwaltung an das steuerpflichtige Unternehmen.

Doch warum verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation?

Mit fortschreitender Digitalisierung und Nutzen von Datenverarbeitungssystemen steigt die Komplexität betrieblicher Prozesse. Mit Hilfe von Verfahrensdokumentationen erhält ein sachverständiger Dritte einen vollständigen und schlüssigen Überblick über Verfahren in Unternehmen. Dabei beschreibt eine Verfahrensdokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse vorhandener Verfahren in Unternehmen. Diese Verfahren können zum Beispiel im Zusammenhang mit der Belegablage stehen. Die Verantwortung zum Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit liegt ausschließlich und allein bei dem Steuerpflichtigen. Auch bei Ausführung durch einen Steuerberater bleibt die Verantwortung bei Ihnen als Unternehmer. Für jedes Datenverarbeitungssystem fordert die ordnungsmäßige Buchführung eine einzelne Verfahrensdokumentation. Datenverarbeitungssysteme sind eingeteilt in Haupt-, Vor- oder Nebensysteme. Jedes dieser Datenverarbeitungssysteme wird in einer separaten Verfahrensdokumentation beschrieben.

Umfang einer Verfahrensdokumentation

Welche Systeme müssen in der Verfahrensdokumentation nach GoBD beschrieben werden?

Nicht nur die Finanzbuchhaltung als Hauptsystem muss GoBD konform gestaltet sein. Auch die Vor- und Nebensysteme müssen die Anforderungen erfüllen. Diese Ausgestaltung der Verfahren und die GoBD Konformität wird in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Um Ihnen einen Überblick von Systemen, welche von der Dokumentationspflicht betroffen sind, zu geben, sind einige zentrale Systeme im Folgenden aufgelistet. Diese müssen bei Vorhandensein in jeweils einer Verfahrensdokumentation nach GoBD beschrieben werden: Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungssysteme, Archivsysteme, DMS-Systeme usw. Sie erkennen die hohe Komplexität rund um die Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Diese Systeme und die dahinterliegenden Prozesse unterscheiden sich stark bei den Unternehmen. Die Unterscheidung fängt bereits in der digitalen oder analogen Verarbeitung an. Viele Unternehmen verarbeiten Dokumente, wie zum Beispiel Belege, in Papierform. Andere hingegen digitalisieren bereits direkt nach dem Eingang, indem sie Dokumente scannen.

Einige Musterverfahrensdokumentationen existieren. Diese erscheinen häufig auf den ersten Blick sehr umfangreich und schrecken zunächst ab. Ohne fremde Hilfe und Erläuterungen wird die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD zum Zeitfresser.

Die wachsende Komplexität von Prozessen fordert eine Verfahrensdokumentation

Vor dem Inkrafttreten der GoBD im Jahr 2015 existierten die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB). Nach diesen zu arbeiten, ist für Sie als Unternehmer Alltag. Diese internen Prozesse sind bei Ihnen definiert und werden entsprechend gelebt. Die zunehmende Digitalisierung vereinfacht Prozesse für den Menschen, die Verfahren hinter den Systemen werden jedoch zunehmend komplexer. Aus dem Einsatz von Datenverarbeitungssystemen resultieren neue Ordnungsmäßigkeiten gemäß GoBD. Dabei liegt der Fokus im Rahmen der GoBD auf Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit. Auf Grund der Komplexität der zu dokumentierenden Prozesse fordern Finanzämter zunehmend die Erstellung von einer Verfahrensdokumentation. Auch diesen neuen Herausforderungen hat sich der Unternehmer zu stellen.

Was jetzt zu tun ist - die Bedeutung einer Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation nach GoBD als Chance

Die Erstellung einer GoBD konformen Verfahrensdokumentation kann von Unternehmern als lästige Pflicht wahrgenommen werden. Zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation werden Ressourcen verbraucht, die vielleicht an anderer Stelle fehlen. Auf der anderen Seite werden Prozesse hinterfragt und analysiert. Eingeschlichene Umwege in der Verarbeitung können durch die Erstellung von einer Verfahrensdokumentation offengelegt und optimiert werden.

Warum jetzt die richtige Zeit ist, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen

Das Risiko einer Betriebsprüfung mit angeforderter Verfahrensdokumentation nach GoBD wächst zunehmend. Die ersten Betriebe wurden bereits aufgrund des dreijährigen Prüfungszyklusses auf das Vorhandensein und die GoBD Konformität der Verfahrensdokumentation geprüft. Viele Unternehmen haben diese Anforderung unterschätzt und müssen nun schnell handeln und eine Verfahrensdokumentation erstellen, da sonst eine Schätzung droht. Handeln Sie also jetzt und erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation nach GoBD und blicken Sie einer künftigen Prüfung entspannt entgegen.

Die Komplexität der ordnungsmäßigen Führung und der damit einhergehenden Verfahrensdokumentation wird schnell deutlich. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann sehr ressourcenintensiv sein. Farkon hilft Ihnen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD. Sprechen Sie uns bei Fragen gerne unverbindlich an. Profitieren Sie von unserer Erfahrung und schonen Sie Ihre Ressourcen.